Hoàng Gia Media.JSC

NÊN TỰ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HAY THUÊ ĐƠN VỊ CHUYÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một việc khá quen thuộc và cần thiết của mỗi doanh nghiệp khi muốn quảng bá hình ảnh hoặc giới thiệu sản phẩm của mình ….thế nhưng nhiều doanh nghiệp lại lựa chọn cho mình cách tự tổ chức sự kiện thay vì lựa chọn chúng tôi - công ty tổ chức sự kiện đảm nhiệm chuyên trách của mình

Vậy đây là một lựa chọn đúng hay sai?

Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tổ chức sự kiện thường huy động nhân viên của các phòng ban trong công ty để tiết kiệm chi phí nhưng việc tự tổ chức sẽ gặp rất nhiều rủi ro khi giao cho những người không có kinh nghiệm.

Tự tổ chức sự kiện:

Ưu điểm

1. Tiết kiệm chi phí.

2. Khuyến khích nhân viên phát huy khả năng tổ chức, quản lý, sáng tạo.

Nhược điểm:

1. Rủi ro trong vấn đề tổ chức nếu không có kinh nghiệm.

2. Sự kiện nếu tổ chức không chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.

3. Mặc dù có thể tiết kiệm chi phí cho nhân sự hoặc chi phí quản lý sự kiện nhưng đối với các dịch vụ khác như: hoa tươi, âm thanh, anh sáng, thủ tục giấy phép thì không hề tiết kiệm tí nào vì không làm việc với nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên thì sẽ đẩy giá thành lên cao.

Thuê công ty chuyên dịch vụ tổ chức sự kiện:

Ưu điểm:

1. Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp trang trọng nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

2. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

3. PG, PB, MC,… ngoại hình chuẩn có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo bài bản khả năng ứng biến cao với các tình huống ngoài kịch bản.

4. Có phương án dự phòng giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

5. Tiết kiệm thời gian và nhân sự tập trung vào những dự án kinh doanh của công ty.

Ngoài ra, các công ty tổ chức sự kiện có sẵn các dịch vụ như: truyền thông báo chí, thiết bị sự kiện, hoa tươi trang trí, PG, PB, trang phục, âm thanh, ánh sáng,… vì vậy, họ có thể đảm bảo cho bạn một sự kiện được tổ chức hoàn hảo chuyên nghiệp và những phương án dự phòng trong trường hợp có sự cố.

Hoàng Gia Media- công ty tổ chức sự kiện chúng tôi có nhiều kinh nghiệm nên có thể tính toán và đề phòng các rủi ro có thể xảy ra. Những điều này nếu doanh nghiệp chưa từng làm sự kiện hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ không lường trước. Hơn nữa, nhân sự của công ty tổ chức sự kiệnchúng tôi luôn luôn được trau dồi, rút kinh nghiệm liên tục thì chắc chắn những sự kiện sau sẽ tốt hơn những sự kiện thực hiện trước đó.Việc tổ chức sự kiện, tủy theo quy mô, lớn nhỏ quyết định ngân sách chi tiêu. Các doanh nghiệp có thể cùng với Cnn Media đưa ra một chi phí hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao.

Vậy nên doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện nếu đội ngũ nhân sự của mình chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, chưa hiểu rõ về quy trình tổ chức sự kiện, truyền thông, thiết bị, nhân sự, … và rất nhiều vấn đề khác liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Hoàng Gia Media tự hào là công ty tổ chức sự kiện, công ty event uy tín chất lượng hàng đầu. Chúng tôi được thành lập với mục tiêu đặt ra là mang đến cho khách hàng những “ DỊCH VỤ CHUYÊN NGHIỆP ” nhất. Hoàng Gia media với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm cùng các nhân viên năng động, sáng tạo luôn đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Những khách hàng cần "quan tâm" đặc biệt !

Là Agency, chuyện đấu thầu không thành công đã trở thành chuyện hết sức bình thường. Khách hàng thường cân nhắc một vài agency trước khi quyết định chọn mặt gởi vàng cho một công ty tổ chức event của mình.

Tuy nhiên không phải lúc nào lúc nào mọi thứ cũng công bằng đối với Agency chúng ta. Chuyện khách hàng chỉ đơn thuần dọ giá, muốn lấy ý tưởng, nhắm trước một agency nào đó hay bất cứ một lý do tiêu cực nào khác cũng có thể khiến cho sự đầu tư thời gian, công sức của chúng ta trở thành lãng phí.

Tuy rằng mọi thứ chỉ đúng tương đối, với những năm làm tại Agency và cả tại Client, tôi vẫn xin chia sẻ với những bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc khách hàng một vài bí quyết nhìn nhận ra khách hàng ít tiềm năng để bạn có thể giảm bớt thời gian, dành để đầu tư cho các khách hàng tiềm năng hơn.

1. Khách hàng đòi báo giá và proposal trong một thời gian rất ngắn

Để làm một Event, chắc chắn khách hàng đã có kế hoạch từ trước đó rất lâu, và họ cũng đã lên kế hoạch sẵn cho các công việc như gặp gỡ agency, thu thập proposal, báo giá… , do đó không có lý do gì để đốc thúc Agency phải gởi báo giá trong 1, 2 ngày. Có thể họ đã lựa chọn xong Agency rồi, chỉ cần đủ số báo giá cần thiết để trình lên sếp cho đúng thủ tục. Nếu không phải như vậy thì bạn cần xem lại cách làm việc của khách hàng này, sự gấp gáp như vậy chứng tỏ họ rất thiếu chuyên nghiệp.

2. Khách hàng không cần gặp mặt bạn

Khách hàng gọi điện cho bạn, brief những thông tin cơ bản về Event họ cần làm, yêu cầu bạn gởi proposal và báo giá. Tôi không tin lắm là bạn được chọn, nhất là đối với những Event quy mô lớn hay mang tính quan trọng. Không khách hàng nào bận rộn đến mức không thể dành thời gian để gặp gỡ Agency nhằm đánh giá năng lực và tìm hiểu lẫn nhau cả. Liệu sẽ có việc họ hài lòng với proposal và báo giá của bạn và gọi bạn làm khi chưa biết bạn là ai hay không.

Bí quyết làm việc với khách hàng
Nhận ra khách hàng ít tiềm năng sẽ bạn có thể giảm bớt thời gian, dành để đầu tư cho các khách hàng tiềm năng hơn

3. Bảng yêu cầu báo giá của khách hàng quá hoàn hảo

Một ngày nọ, có một khách hàng gọi điện tới công ty bạn và yêu cầu báo giá cho các hạng mục mà họ cần. Báo giá liệt kê từng hạng mục với mô tả chi tiết đến mức bạn tưởng họ là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Rất có thể họ đã lấy báo giá đó từ một Agency khác, và muốn có thêm vài cái nữa vì mục đích nào đó. Cứ cho rằng nếu giá của bạn tốt hơn, họ sẽ làm với bạn, nhưng liệu công ty bạn đã đủ danh tiếng để khách hàng không cần gặp mặt và nghe present về năng lực đã lựa chọn hay chưa. Bài toán lúc này quay trở lại vấn đề thứ 2 vừa nêu rồi.

4. Gởi yêu cầu cho rất nhiều Agency một lúc

Khách hàng lựa chọn trung bình khoảng 3, 4 Agency một lúc để chọn ra công ty tốt nhất, đó là chuyện bình thường trong quy trình đấu thầu. Tuy nhiên, sẽ là có vấn đề nếu như họ chọn đến cả chục Agency, thậm chí là gởi mail hàng loạt mời đấu thầu 1 dự án nữa. Đó không phải là quy trình tuyển chọn một Agency. Liệu có bao nhiêu % cơ hội cho bạn và liệu họ có để mắt tới proposal, báo giá… của bạn khi chưa biết bạn là ai.

5. Yêu cầu proposal quá chi tiết

Có một khách hàng dự định tổ chức một chương trình activation. Anh ta đòi hỏi bên phía công ty thiết kế 3D đầy đủ của gian hàng kèm báo giá chi tiết. Do cô nhân viên Account còn ít kinh nghiệm, nên cô đã yêu cầu designer lên thiết kế rất chi tiết theo yêu cầu của khách hàng. Cô còn rất hào hứng đánh giá khách hàng là nhiều tiềm năng và thiện chí khi anh ta liên tục liên lạc đề nghị cô chỉnh chỗ này, đổi kích thước kia của gian hàng. Khi mọi thứ đã xong xuôi, không thấy anh ta hồi đáp nữa, cô Account gọi lại thì được báo là chương trình đã trì hoãn thời gian làm. Hai tuần sau, cô tình cờ có việc đến siêu thị đó thì thấy gian hàng của khách hàng giống đến 90% gian hàng do công ty mình đã thiết kế. Bài học rút ra cho những Account còn thiết kinh nghiệm là không nên đưa proposal quá chi tiết trên mức cần thiết cho khách hàng.

Đi theo nghề sự kiện, thử thách và cơ hội

Bài viết dành cho các bạn sinh viên sắp ra trường đang băn khoăn trước lựa chọn nghề nghiệp và dành tặng cả những bạn đang muốn chuyển hướng, dấn thân đi theo nghề sự kiện.

Gần đây, mình nhận được rất nhiều chia sẻ của các bạn về chuyện làm thế nào để bước chân vào nghề sự kiện? Cơ hội nào cho sinh viên mới ra trường đây? Với các bạn đã đi làm và muốn chuyển nghề thì là sự băn khoăn trước một lĩnh vực rất mới mà dường như còn quá nhiều điều các bạn không biết.

Thật tiếc khi nghề sự kiện – đúng với bản chất vô cùng linh hoạt của nó, lại chẳng có sách vở hay tài liệu nào đủ bao quát hết được lĩnh vực này để chỉ dẫn cho những bạn đang băn khoăn một con đường thật rõ ràng như các ngành nghề khác. Vậy nên, cái chúng ta nói với nhau ở đây có lẽ chỉ là những trải nghiệm từ thực tế, những điều mà chính tôi cũng đã từng trăn trở khi bắt đầu. Hi vọng nó sẽ có ích để các bạn cân nhắc kỹ lưỡng hơn.

I. Đối với các bạn sinh viên mới ra trường

Thực tế là với cách đào tạo ở Việt Nam, sinh viên bất cứ ngành nào cũng băn khoăn chuyện ra trường làm gì chứ không phải chỉ mỗi ngành sự kiện. Các bạn đang học đúng ngành lo mình thiếu kinh nghiệm, các bạn trái ngành thì lại lo mình thiếu chuyên môn. Vậy nên, thay vì lo những vấn đề muôn thuở như thế, tốt nhất chúng ta hãy bỏ bớt thời gian lãng phí vì lo lắng đi, mà hãy hành động:

Bạn có dám thử thách bản thân cho lựa chọn này hay không?

Không cần đắn đo chuyện bạn hợp hay không hợp, chuyện ai đó nói tính bạn không làm được nghề này. Tôi cũng không cần bạn xác định mình “yêu” event ngay lúc đó, bởi tình yêu mà, nhiều khi mỏng manh lắm. Quan trọng là bạn suy nghĩ nghiêm túc về công việc, và xác định là mình sẽ dám thử.

Bạn có cần nghĩ quá nhiều về chuyện phải kiếm tiền hay không?

Sau khi ra trường, một số bạn sẽ sớm trở thành trụ cột kinh tế của gia đình. Nếu điều kiện gia đình không quá thoải mái, bạn cũng sẽ cần đắn đo một chút, bởi trên thực tế, mức lương khởi điểm của nghề sự kiện không hề cao. Bạn thậm chí sẽ phải chấp nhận mức lương chỉ đủ sinh hoạt ở các thành phố trong từ 1 đến 2 năm đầu làm nghề. (Nghề sự kiện tại Việt Nam cũng chưa mấy phát triển ở các tỉnh lẻ).

Bạn có chấp nhận được cường độ làm việc rất nhiều tiếng mỗi tuần, di chuyển nhiều nơi và làm rất nhiều công việc chân tay?

Khi mới vào nghề, bạn sẽ chưa thể ngay lập tức đảm nhận những vị trí cao được. Đặc thù của nghề này là như thế. Không chạy chương trình, sao bạn nắm được thực tế mà sáng tạo kịch bản tổ chức hay điều hành,… Vậy nên bạn hãy vui vẻ chấp nhận những công việc gần như… sai vặt trong mỗi sự kiện. Nếu không chuẩn bị sẵn tâm lý đó, bạn sẽ sớm vỡ mộng khi vào nghề.

Rồi, xong ba câu hỏi lớn đó, giờ sẽ bàn tiếp đến việc tìm kiếm cơ hội ở đâu?

Thực ra số lượng các công ty chuyên về sự kiện ở Hà Nội và Sài Gòn không có quá nhiều, thậm chí có chịu khó xem các trang tuyển dụng, bạn cũng thấy rất ít tin liên quan đúng không?
Chắc là mấy cái công ty này “chảnh” thật rồi!!! Hay là người ta không tìm mình thì mình thử chủ động đi tìm người ta đi?
– Search thông tin, lập danh sách các công ty trong ngành
– Chuẩn bị một cái CV thật tha thiết và ưng ý, rồi apply vào những nơi phù hợp
– Nếu người ta không đăng tuyển thì tìm đến người ta trực tiếp tại những chương trình lớn!
Tôi đã từng gặp những bạn trẻ tha thiết gửi CV đến 5, 7 lần cho nhà tuyển dụng để nắm lấy cơ hội thực tập và được đào tạo. Vậy nên, bằng quan hệ, bằng khả năng gây ấn tượng của bản thân, bằng CV đẹp,… hoặc bằng mọi cách có thể nghĩ ra, hãy cứ đeo bám những cơ hội thật nhiệt tình, sớm muộn gì bạn cũng sẽ tìm được đường để bước chân vào nghề.

Câu hỏi tiếp theo: Bạn cần kỹ năng hay kiến thức nào để làm được nghề này?

Nói đến nghề sự kiện, nhiều bạn vội nghĩ ngay đến những vị trí như event manager hay event planner và liệt kê ra đủ thứ kỹ năng siêu phàm để làm được nó. Sự thật là để làm được một sự kiện, chúng ta còn có rất nhiều vị trí hỗ trợ khác nhau, mỗi vị trí lại đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Kiến thức nào bạn có, kỹ năng nào bạn giỏi cũng dùng được trong nghề này hết!
Giỏi giao tiếp, đàm phán thì làm account, giỏi quản lý team, training tốt thì làm quản lý nhân sự, giỏi kỹ thuật thì lo set up, âm thanh ánh sáng, chu đáo và tỉ mẩn thì lo hậu cần và logistic, sáng tạo thì thử sức với event planner, khả năng phản ứng nhanh và tháo vát thì làm backstage crew, v.v… Khi thực sự làm việc, va vấp nhiều, chính các bạn sẽ phát hiện đâu là thế mạnh của mình để phát triển cho phù hợp. Hơn nhau trong mọi việc luôn là vấn đề tư duy chứ không phải bằng cấp.

Vấn đề nữa cũng nhiều bạn “lo xa”: Làm tổ chức sự kiện có phải là nghề “có tương lai” hay không?

Vất vả ai cũng thấy, hào nhoáng chỉ là cái vỏ, thu nhập thì thấp hơn mặt bằng chung của rất nhiều nghề khác,… nghề sự kiện chẳng có gì cao sang cả. Nhưng có hai điều tôi luôn tin:
– Nếu bạn nỗ lực thì chẳng nghề nào phu công̣ bạn cả.
– Nếu khát vọng của bạn đủ lớn, đỉnh cao nhất của nghề đó sẽ do chính bạn tạo ra chứ không phải phụ thuộc vào bất cứ thứ hạng hay địa vị nào của xã hội quy định.

Vậy nên, hãy bớt lãng phí thời gian vào chuyện lo lắng đi và tập trung cho hành động.

Đối với những bạn muốn chuyển nghề sang làm sự kiện:

Những vấn đề khiến các bạn đắn đo có lẽ cũng giống như của các bạn sinh viên mới ra trường thôi, nhưng nó sẽ ở cấp độ cao hơn. Các bạn phải lo cơm áo gạo tiền, lo trách nhiệm với gia đình, lo tương lai của các bạn liệu có được đảm bảo?
Tuy nhiên, khi bạn nghĩ đến việc chuyển hướng, tôi tin tưởng rằng hẳn bạn đã tìm thấy một sự hứng thú nhất định nào đó với nghề này? Vậy hãy để sự hứng thú đó thôi thúc bạn và truyền thêm sự dũng cảm dấn thân cho một lĩnh vực mới.
Chúng ta chỉ có 30 năm để vui với công việc thôi, vậy sao không chọn cái làm mình sướng nhất?
Sự thành công còn phụ thuộc nhiều yếu tố, trong đó có cả may mắn. Đi làm ai cũng mơ được thành công, nhưng số người thành công được biết đến chỉ đếm trên đầu ngón tay. Vậy nên cái gì dễ thì mình nên tận hưởng trước, như là niềm hạnh phúc vì cuối cùng cũng làm đúng nghề chẳng hạn.

Bài viết chia sẻ mang nhiều quan điểm cá nhân, nhưng hi vọng nó sẽ có ích một chút nào đó cho những bạn trẻ đang băn khoăn.

Source: Backstage

Các bước kiểm soát rủi ro cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tiến hành kiểm tra rủi ro là công việc thiết yếu của phát triển kế hoạch quản lý sự kiện. Kiểm tra rủi ro liên quan đến việc xác định và đánh giá tất cả các rủi ro để đưa ra một kế hoạch đối phó với bất kỳ sự kiện nào không mong muốn gây ra thiệt hại cho người hoặc thiệt hại cho tổ chức.
Kiểm tra rủi ro bao gồm:
Kiểm tra các địa điểm đề xuất có thể gây nguy hiểm
Quan sát các sự kiện tương tự khác để xem người tham gia có phản ứng như thế nào với môi trường sự kiện
Rà soát hệ thống quản lý sự kiện, các chính sách, thủ tục và đảm bảo chúng luôn được cập nhật
Phỏng vấn nhân sự để kiểm tra xem liệu họ đã được đào tạo phù hợp

1. Kiểm tra các địa điểm

Nói chung, có hai tình huống để xem xét. Tình huống đầu tiên là bạn đã quen thuộc với địa điểm như bạn đã từng sử dụng trước đây. Trong trường hợp này, vẫn cần phải quản lý rủi ro nhưng thời gian kiểm tra địa điểm sẽ tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo địa điểm được chuẩn bị tốt theo kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đã có. Cần phải xác định bất kỳ thay đổi nào trong địa điểm kể từ lần cuối cùng bạn sử dụng nó.

Trong trường hợp thứ hai, bạn không quen với địa điểm này và bạn có thể chưa bao giờ sử dụng nó trước đây. Trong trường hợp này, cần phải tiến hành đi bộ qua địa điểm để xác định các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra. Nó giúp rất nhiều để có một danh sách kiểm tra chuẩn bị. Ví dụ: danh sách kiểm tra của bạn có thể nhắc nhở bạn kiểm tra:

Xe cứu thương được chuẩn bị trong trường hợp khẩn cấp
Cửa / cổng cần được bảo vệ để tránh mất thiết bị, hạn chế truy cập vào khán giả hoặc ngăn trẻ em ra khỏi địa điểm.
Các khu vực cần phải được đóng kín nếu chúng chứa các mối nguy
Khu vực / phòng có thể được sử dụng để cấp cứu
Kiểm tra sân khấu, hình ảnh, chỗ ngồi theo đúng quy trình

2. Quan sát các sự kiện tương tự

Có thể lấy ví dụ như các sự kiện thể thao gây bất ngờ, đặc biệt là trong lúc nóng. Không có phương pháp xác định rủi ro, nhưng xem các sự kiện tương tự là rất hữu ích. Cụ thể, quan sát có thể cung cấp kiến ​​thức về hành vi của khán giả và người chơi. Kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý sự kiện thể thao. Người xem và người chơi có thể là người không có thái độ và thậm chí bạo lực nhưng các nhân viên sự kiện cần phải có khả năng phản ứng nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.

Kiểm soát khán giả là vô cùng quan trọng

3. Một số quy trình quản lý sự kiện

Các nhà quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng thủ tục quản lý sự kiện bao gồm đầy đủ các trường hợp khẩn cấp bao gồm chấn thương hoặc bệnh nặng của người chơi hoặc khán giả, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, mưa xối xả, lũ lụt ...

Quy trình quản lý sự kiện cũng nên hỗ trợ nhân sự để có thể thực hiện công việc của họ hiệu quả. Mặc dù các thủ tục quan trọng nhất sẽ là về an toàn, cần có các thủ tục khác làm giảm rủi ro cho sự sinh lợi của sự kiện và danh tiếng của tổ chức. Công việc này gồm:

Quản lý tiền mặt
Phục vụ và vệ sinh thực phẩm
Thu gom chất thải
Sắp xếp của đối thủ
Hạn chế truy cập vào một số khu vực nhất định
Đến và chào đón các vị quan khách thăm viếng
Thông báo bằng loa trong sự kiện
Tặng phân phối hoặc tự do ăn uống
Tặng thưởng và gây quỹ

4. Phỏng vấn nhân sự

Việc cung cấp đào tạo cho nhân viên sự kiện (và tình nguyện viên) là một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro. Đó là một tình huống nguy hiểm để giả định rằng thủ tục đã được đọc và mọi người sẽ biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Cuối cùng, các điểm dừng với Quản lý sự kiện và do đó sử dụng hợp lý thời gian của Quản lý sự kiện để có các cuộc họp với nhân viên sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm, để xác định kiến ​​thức về công việc của họ.

Trưởng thành trong nghề sự kiện - Bạn cần những gì?

Trưởng thành trong nghề sự kiện là mục tiêu chung của rất nhiều bạn khi đến với công việc này, gửi đến các bạn bài viết của một chia sẻ những kinh nghiệm thực tế của anh trong những ngày nỗ lực theo đuổi niềm đam mê này.

Không thể phủ nhận rằng nghề tổ chức sự kiện là một công việc tuyệt vời. Ngoài việc là người đứng sau và tạo ra những khoảnh khắc tuyệt vời trên sân khấu, các Event Planner còn được cùng lúc trải nghiệm rất nhiều nghề nghiệp khác nhau trong quá trình làm việc.

Một Event Planner giỏi sẽ luôn chuyên tâm với công việc, có khả năng tập trung cao độ, kỹ năng đàm phán xuất sắc và tinh thần sáng tạo bất diệt. Tuy nhiên, với những con người đã trót yêu nghề sự kiện, chỉ một từ “giỏi” sẽ không bao giờ làm họ thỏa mãn. Họ muốn trở nên xuất sắc.

Làm thế nào để hiện thực hóa mục tiêu đó?

Không quan trọng bạn hiện đang ở nấc thang nào trong sự nghiệp: Có thể bạn là người chưa có kinh nghiệm và mới chỉ phụ trách vai trò Event Planner lần đầu tiên hay bạn đã là một tay lão luyện đang chuyển đổi từ làm việc cho các agency ra làm freelance, hoặc bạn muốn đạt đến giới hạn nghề nghiệp cao nhất của mình. Tất cả những điều đó chỉ có được khi bạn trưởng thành hơn trong nghề và quyết tâm để trở thành một Event Planner xuất sắc.

Dưới đây sẽ là những điều bạn hoàn toàn có thể trang bị được cho mình để tiến xa hơn trong nghề tổ chức sự kiện.

1. Sẵn sàng học hỏi

Điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất bạn nên làm để tiến bộ hơn mỗi ngày là tinh thần sẵn sàng học hỏi. Đừng xem nhẹ điều này. Không quan trọng bạn đang làm ở vị trí nào, một trái tim và khối óc rộng mở sẽ là chìa khóa để bạn mở cánh cửa tiếp theo trên con đường sự nghiệp của mình.

Công việc của một Event Planner đặc biệt liên quan đến công nghệ, với những ứng dụng thay đổi hàng ngày, hàng giờ. Các Event Planner chỉ kiên quyết làm mọi thứ theo cách của mình, trái ngược với thái độ luôn cố tìm ra cách làm TỐT NHẤT trong mọi việc sẽ sớm bị tụt hậu và gạt ra bên lề cuộc chơi.

Luôn có rất nhiều điều để học hỏi trong ngành công nghiệp này và không phải việc giỏi mọi kỹ năng sẽ tự động biến bạn trở thành một . Điều này dẫn chúng ta đến với điều số 2:

2. Đa dạng hóa kỹ năng và kiến thức

Điều này sẽ còn được nhắc lại rất nhiều lần: Event Planner phải là người diễn được nhiều vai khác nhau. Chúng ta được yêu cầu phải là chuyên gia trong rất nhiều lĩnh vực, và phải có kiến thức trong gần như tất cả mọi thứ. Chính vì đặc điểm này, sẽ không có kiến thức hoặc kỹ năng nào ở trình độ master mà bạn không thể sở hữu khi đã là một Event Planner. Biết càng nhiều thứ, bạn sẽ càng vững vàng trong mọi việc. Chẳng có thông tin nào là vô ích. Nếu bạn yêu thích truyện tranh hay hiểu biết rất nhiều về san hô, chúng có thể giúp bạn tạo ra những kiểu trang trí độc đáo hơn bất cứ ai khác trong sự kiện. Càng hiểu biết và sở thích cá nhân càng đa dạng, bạn càng có nhiều điều có thể gợi cảm hứng để sáng tạo ra những sự kiện đặc biệt và đáng nhớ.

Tương tự, chẳng có bất cứ kỹ năng nào không dùng được ở chương trình này hay chương trình khác. Bạn là một tay nhiếp ảnh? Bạn yêu thích trang trí hoa? Khả năng nói chuyện với đám đông cực tốt? Tự lập được website cá nhân? Khả năng ứng biến rất giỏi? Hãy đem tất cả những kỹ năng đó ứng dụng vào công việc và hãy mài giũa để chúng ngày càng trở nên đặc biệt hơn. Chẳng cần chịu áp lực từ bất kế hoạch nào mà chỉ làm việc bằng niềm yêu thích sẽ là cách thú vị nhất để bạn tự nâng level cho chính mình trong công việc.

3. Mọi sự kiện luôn cần đến sự an toàn

Một Event Planner giỏi sẽ là người có khả năng quản trị rủi ro cực tốt. Trong thực tế, nếu một Event Planner không coi quản trị rủi ro là phần căng thẳng nhất trong quá trình làm việc thì sẽ không bao giờ họ triển khai công việc được một cách suôn sẻ. Rất nhiều người đồng ý với quan điểm đó. Quản trị rủi ro và đảm bảo an toàn cho các sự kiện là loại kinh nghiệm làm việc mà khán giả không bao giờ nhìn thấy chúng hiển hiện trên sân khấu nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần của toàn bộ sự kiện.

Chuyên gia tổ chức sự kiện xuất sắc sẽ dành khá nhiều thời gian để đảm bảo sự kiện được diễn ra an toàn nhất có thể. Nếu bạn muốn tăng level, hãy đặc biệt chú ý đến yếu tố này. Địa điểm tổ chức có gì cần lưu ý hay không? Các rủi ro về thời tiết? Độ tuổi và đặc điểm nhân khẩu chung của các khách mời tham gia sự kiện? Các giải pháp cho những vấn đề trên? Hãy tìm cách giải quyết cho mọi tình huống giả định, đồng thời đảm bảo bạn có thể hợp tác hiệu quả với các đơn vị an ninh, y tế, v.v… để khách mời cảm thấy thoải mái nhất thay vì lo sợ về bất cứ rủi ro nào trong sự kiện. Cần đảm bảo an toàn từ quá trình trang trí, lắp đặt, phục vụ khách cho đến khi chương trình diễn ra. Chỉ cần một tai nạn nhỏ hoặc một vụ kiện, một giấy phép không hợp lệ, v.v…. đều có khả năng làm hỏng chương trình của bạn. Hãy luôn hiểu luật và chuẩn bị cho một sự kiện an toàn trước khi muốn nó ghi được những dấu ấn đặc biệt.

4. Có những đồng đội đúng nghĩa là đồng đội

Có một “team chuẩn” chính là phép màu cho mọi sự kiện. Hãy luôn đảm bảo bạn có những đồng đội thực sự xung quanh mình – những con người chuyên tâm, sáng tạo và có chung niềm đam mê công việc với bạn. Đội nhóm là năng lượng dự trữ của bạn. Họ cần chia sẻ được với bạn về tầm nhìn và giá trị của công việc trong khi đảm trách những đầu việc khác nhau và góp phần gia tăng hiệu quả công việc chung.

Nếu muốn tiến xa hơn trong nghề, hãy đảm bảo bạn có những cộng sự đúng nghĩa. Hãy đầu tư cho mối quan hệ với họ và đầu tư cho chính bản thân mình. Hãy luôn giữ cho team có được tinh thần học hỏi và sự gắn kết trong quá trình làm nghề. Hãy tham gia các sự kiện cùng nhau. Nếu các bạn không làm việc cùng một nơi, hãy thể hiện cho các cộng sự biết họ quan trọng với bạn như thế nào và giữ họ ở bên cạnh mình.

Nghề sự kiện luôn luôn biến đổi và người Event Manager tốt nhất sẽ luôn hiểu rằng họ là một phần của đội nhóm, họ tin tưởng vào quan điểm các đội nhóm đúng nghĩa sẽ có tính chất quyết định trong những thành công của họ.
5. Bắt đầu viết blog

Blog là một trong những cách để bạn trưởng thành hơn trong nghề sự kiện. Bạn có thể tự viết blog hoặc trích dẫn lại những bài viết yêu thích của mình. Mỗi bài viết luôn đòi hỏi phải có sự tìm tòi nhất định và thông thường, để viết ra được một nội dung thấu đáo, bạn còn cần tìm hiểu thêm khá nhiều về những xu hướng mới nhất trong ngành. Đó là cơ hội để bạn tự học và cập nhật kiến thức.

Ngoài việc là một nơi lưu trữ thông tin, blog cũng là số 1 trong các công cụ tạo mạng lưới kết nối. Bạn muốn tổ chức một workshop nho nhỏ? Hãy dùng blog để tạo ra nó. Bạn muốn gặp gỡ những người có ảnh hưởng trong ngành? Hãy đề nghị phỏng vấn họ (Sẽ không ai từ chối những đề nghị như thế cả). Đặc biệt, các Event Planner làm freelance càng nên nghĩ đến việc tạo một blog cá nhân. Viết blog sẽ định vị bạn như một người có tiếng nói trong lĩnh vực của mình, giúp bạn mở rộng các mối quan hệ, bắt kịp những xu hướng mới nhất trong ngành, tạo dựng thương hiệu cá nhân một cách hiệu quả hơn. Đầu tư thời gian cho nó và blog sẽ trả lại cho bạn những giá trị chính đáng.

6. Làm tình nguyện viên tổ chức các sự kiện

Lời khuyên này được nói với các bạn trẻ khá nhiều, nhưng nó cũng hữu ích đối với cả những người đã có kinh nghiệm. Tình nguyện làm việc tại các sự kiện của người khác là cách rất hay để tham khảo những ý tưởng của họ và biến chúng thành của bạn. Hãy chú ý đến cả cảm nhận của bạn trong vai trò là một tình nguyện viên và để dành các cảm nhận đó cho việc đào tạo và đối xử với nhân viên của mình sau này. Hãy ghi nhớ những gì nên làm và không nên làm trong khi triển khai công việc.

Tình nguyện cũng là một cách để mở rộng mạng lưới nghề nghiệp. Khi làm tình nguyện, bạn được tiếp xúc trực tiếp với các đơn vị cung cấp và khảo sát địa điểm tổ chức. Còn gì có lợi hơn được nữa, bởi với một Event Planner, mạng lưới quan hệ và các nhà cung cấp luôn rất quan trọng. Bên cạnh cơ hội được học hỏi, làm tình nguyện viên sự kiện cũng là một việc làm rất tốt. Đối với nghề nghiệp cực kỳ bận rộn và căng thẳng như nghề sự kiện, những sự giúp đỡ nhiệt tình và thiết thực từ các đồng đội cùng nghề sẽ góp phần làm cho chương trình trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.

7.Hãy ích kỷ và biết vì bản thân mình hơn

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi bạn phải cho đi rất nhiều. Cho đi thời gian, sức khỏe, năng lực chuyên môn, các mối liên hệ và đôi khi cả tiền bạc của chính bạn trong những nỗ lực mang đến một sự kiện hoàn hảo cho khách hàng và khán giả tham dự. Điều này là tốt, nhưng đôi khi bạn cũng nên tính toán một chúng bởi nếu muốn trở thành Event Planner xuất sắc, hãy biết ích kỷ và sống cho mình nhiều hơn. Tập trung vào bản thân, chú ý đến tình trạng sức khỏe, cả về tinh thần và thể chất của bạn. Hãy tập luyện thường xuyên, uống nhiều nước, cười nhiều hơn và cố gắng ngủ đủ giấc.

Sẽ không có chuyện bạn không bao giờ rơi vào tình trạng quá tải khi đã bước chân vào nghề này, nhưng hãy đảm bảo để bạn có những ngày thư giãn, không phải trả lời e-mail hay đi gặp gỡ khách hàng và đối tác. Càng vui vẻ và mạnh khỏe, bạn càng làm việc hiệu quả hơn. Đừng chối bỏ tất cả mọi thú vui của mình (Hãy nhớ lại điều số 2 để hiểu tại sao bạn cần duy trì chúng) và hãy luôn sẵn sàng cho một vài trải nghiệm mới. Hãy tử tế với chính bản thân mình. Sau tất cả, cuộc đời cũng chính là một sự kiện lớn và bạn cần đảm bảo người khách mời quan trọng nhất là chính mình cảm thấy vui vẻ nhất khi chương trình diễn ra. Các khách hàng sẽ luôn biết ơn bạn vì điều đó.

Kết lại

Trở thành một xuất sắc không quá khó như bạn tưởng. Chìa khóa quan trọng nhất là luôn nỗ lực tạo ra những điều tốt đẹp nhất cho chính bạn và các đồng đội, giữ cho mọi sự kiện luôn diễn ra an toàn và hãy luôn trong tâm thế sẵn sàng học hỏi những điều mới. Bạn có thể học hỏi bằng cách tình nguyện tham gia tổ chức các sự kiện hoặc viết blog cá nhân. Không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào, miễn là bạn trung thành với mục tiêu và nỗ lực hết sức, sẽ chẳng còn gì ngăn cản bạn thành công được nữa!

Brand Activation là gì?

Brand Activation (kích hoạt nhãn hàng) không lạ với dân marketing của các tập đoàn hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) và người trong giới quảng cáo - truyền thông. Tuy nhiên, từ việc “nghe nói đến” đến việc hiểu tận tường loại hình marketing này và có điều kiện ứng dụng nó vẫn là một khoảng cách..

Brand Activation đang ở đâu tại Việt Nam?

Hãy thử tưởng tượng, một sáng bạn đang thưởng thức ly capuchino tại Highland Coffee, đường Lý Thường Kiệt thì một cô gái trong sắc phục xanh đen quyến rũ bắt đầu tiếp xúc và nói với bạn về mẫu điện thoại di động Galaxy Note mới.

Cô gái rút chiếc điện thoại mới tinh được cài rất bắt mắt trên cánh tay cô ấy ra để demo (thử nghiệm minh chứng) những tính năng mới một cách khéo léo và sành điệu. Sau hai phút, bạn bỗng thấy rất muốn có chiếc điện thoại đó. Và cô gái cũng để lại namecard Samsung Mobile nếu bạn muốn thấy lại chiếc phone kia một lần nữa…

Hay là một chiếc xe hơi mui trần mui trần và dòng chữ “Chào ngày nắng” với ba cô gái căng tràn sức sống, với tiếng nhạc rộn rã upbeat dạo phố Hai Bà Trưng sáng chủ nhật của ba nhãn hàng dầu gội Dove - Clear - Sunsilk; một quầy đổi sản phẩm lấy gấu bông xinh xắn khi mua tã giấy Huggies ở siêu thị… Tất cả đều là brand activation.

Hầu hết các hoạt động brand activation xảy ra chủ yếu tại 8 thành phố lớn của Việt Nam, gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Nha Trang, Đà Nẵng, Biên Hòa, Vũng tàu, TP.HCM và Cần Thơ. Nguyên nhân chính là chi phí activation tính trên đầu người rất cao (CPH - cost per head) nếu so với quảng cáo. Để reach (tiếp xúc) được một người tiêu dùng mục tiêu trong activation, CPH có thể lên tới 10.000 đồng trong khi đó CPH của quảng cáo tivi chỉ vài chục đồng vì số người xem một mẩu quảng cáo tivi là rất lớn.

Ai trả tiền cho các dịch vụ marketing activation?

Có thực tế là hầu hết các nhãn hàng của doanh nghiệp Việt Nam ít chi tiền cho brand activation. Khoảng 80- 90% khách hàng của các công ty cung cấp dịch vụ này là nhãn hàng nước ngoài. Và không những vậy, chi tiêu cho brand activation của họ ngày càng tăng lên.

Theo một điều tra không chính thức từ các công ty cung cấp dịch vụ brand activation thì Unilever, Kimberly Clark, Pepsi, Sumsung, Nokia, Sony Ericsson, Procter & Gamble, British American To***co, Nestle, Tiger là top 10 có chi phí brand activation cao nhất.

Một chương trình brand activation loại nhẹ cũng trị giá hàng trăm triệu đồng. Một chiến dịch brand activation hạng nặng đô, vào dịp quan trọng kiểu như tung hàng mới hoặc giành lại thị phần thì trị giá vài triệu USD, trong đó activation là mũi nhọn chiến lược kèm theo hỗ trợ từ PR tới truyền hình, và hoạt động activation thậm chí “phủ sóng 64 tỉnh thành”.

Tuy không chính thức phát biểu, nhưng cả phía nhãn hàng lẫn phía cung cấp dịch vụ brand activation thừa nhận một số nguyên nhân tại sao chỉ các doanh nghiệp cấp tập đoàn mới dùng tới đòn phép activation này:

- Sử dụng cho chiến dịch nhãn tổng lực: ít khi nằm riêng lẻ, brand activation thường phối hợp với truyền thông nhãn hàng và trade marketing (tiếp thị nhắm vào hệ thống phân phối) và đem lại hiệu quả cực mạnh về tung hàng mới hoặc xây dựng tài sản thương hiệu (brand equity).

- Sử dụng cho ý đồ thay đổi quyết định mua hàng của người tiêu dùng tại kênh siêu thị. Dựa trên một thực tế là người mua sắm có thể nghe và nhớ rất nhiều nhãn hàng, nhưng ngay lúc chuẩn bị mua hàng tại quầy siêu thị, một tác động trực tiếp vào phút giây đó có tác dụng mạnh mẽ đủ làm người mua chọn nhãn hàng này thay vì nhãn hàng kia.

- Sử dụng cho ý đồ tăng tính “kết nối” (association) với cuộc đời của người tiêu dùng ,từ đó nhấn mạnh được thông điệp nhãn hàng và tăng lòng trung thành với nhãn hàng. Có thể thấy điều đó qua các hoạt động brand activation nơi công cộng như đường phố, công viên, cà phê, rạp chiếu phim.

Một lý do làm các doanh nghiệp trong nước ít sử dụng brand activation là việc đo lường tác dụng của chi phí marketing nói chung và chi phí activation nói riêng. Vì vậy với khối doanh nghiệp này, hoạt động brand activation thường gặp nhất là tham gia các hội chợ tiêu dùng, mà quá nhiều doanh nghiệp hiểu như một cơ hội bán hàng hơn là tương tác và kích hoạt nhãn hàng của mình

* Tương lai của brand activation

Về nhu cầu activation:
- Shopper activation (activation nhắm vào người mua sắm) sẽ có nhiều đất dựa vào sự lên ngôi của kênh siêu thị tại Việt Nam.
- Đầu tư mạnh hơn nữa vào activation từ các nhãn hàng phục vụ nhóm tiêu dùng trẻ khi truyền thông đã tương đối bão hòa.
Về cung cấp dịch vụ brand activation:

- Du nhập và địa phương hóa nhanh chóng những mô hình activation đặc sắc từ các thị trường Thái Lan, Singapore, Hàn Quốc, xa hơn nữa là thị trường Mỹ.

- Xu hướng sáp nhập một số các công ty activation Việt Nam nổi trội vào những đại gia truyền thông như Leo Burnett, JWT, Ogilvy & Mather, Saatchi & Satchi là có thật.

Theo một nghiên cứu chính thức của Công ty nghiên cứu thị trường Định hướng, có khoảng 13 công ty cung cấp dịch vụ này được biết nhiều nhất tại Việt Nam, như Medason, Biz Solutions, TCM, MiR, MSV, Activate, MC…