Equipo Lawn Tennis

Orden y Estauto.

Todo EQUIPO necesita una HOJA de RUTA ... esta es la nuestra.

PROGRAMA DE GESTION LAWN TENIS
2015 -2017

HOJA DE RUTA

Antecedentes
El Club Lawn Tennis de la Exposición atraviesa desde hace muchos años por una coyuntura muy especial con problemas estructurales que no han podido ser resueltos por las últimas directivas a pesar del esfuerzo que puedan haber hecho. Consideramos que fuera del esfuerzo realizado por anteriores directivas, estas han demostrado una clara deficiencia administrativa y de control, que debe ser revertida cuanto antes. Por esta razón, un grupo importante de socios preocupados nos hemos reunido para conformar una lista que establezca soluciones y una hoja de ruta que permita a la administración que ingrese, seguir un camino establecido de común acuerdo que permita que el club se recupere e inicie un nuevo nacimiento que represente el inicio de un club moderno, con servicios de primera e instalaciones acorde con lo que deseamos para las futuras generaciones.

Análisis de la situación
Del análisis efectuado, hemos detectado como problemas principales los siguientes:
1. La administración del club denota serias deficiencias que deben ser resueltas con celeridad, entre las que tenemos,
• El control de ingreso al club sigue siendo deficiente, se permite el ingreso de socios morosos, de vehículos extraños de no socios, ausencia de detalle en línea y actualizado de socios con impedimento de ingreso , entre otros.
• La vigilancia y su control parecen ser inexistentes. El carnet no se emplea .
• No existe un inventario por area ,que permita al personal del club determinar sus bienes y propiedades , crear área de control patrimonial.
• Ausencia de una función de almacén, kardex.
• Falta de bancarización con los problemas que ello genera ante SUNAT.
• Ausencia de líneas de crédito con proveedores ,sin cuadros comparativos .
• Negociación con el sindicato inadecuada.
• El sistema de control de personal pareciera inexistente. Se hace necesario redefinir el rol de funciones de los empleados y obreros y velar por que se cumplan, capacitar al personal en todos los niveles .
• Inadecuado mantenimiento de los equipos, tales como bombas, termas, entre otros. El sistema de mantenimiento en general de las instalaciones es deficiente, Ausencia de programas de mantenimiento preventivo.
• Inexistencia de indicadores de gestión , metas y objetivos por cada área.
• Inadecuado uso de las canchas y la vestimenta de los socios en ellas.
• Ausencia de procedimientos de adquisiciones y contratación de personal .

2. Aun no se resuelven los problemas con la municipalidad de Jesús María
3. Aun no se resuelven los problemas tributarios con la SUNAT.
4. La información administrativa y financiera del club no está a la vista de todos los socios y por lo tanto no es transparente, como ejemplo tenemos los contratos de concesión del club y cuánto se recauda por cada uno de ellos.
5. No existe un servicio de desayuno en el club.
6. No tenemos menùs económicos en instalaciones adecuadas .

Lo que proponemos
El principio bajo el cual queremos trabajar es:
No endeudar al club a menos que se trate de un caso muy complicado y de vida o muerte.
Mantener una política de puertas abiertas para con los socios
Evaluar a todas y cada una de las personas que laboran en el club para determinar su idoneidad en el trabajo que desempeñan.
Lo que proponemos a continuación representa los pasos a seguir en caso de obtener el favorecimiento de los socios para comandar la dirección de los destinos del club a partir del 2015.
1. Revisión comprensiva de los sistemas de administración del club, que incluya:
Durante los tres primeros meses de gestión se realizarán las siguientes actividades:
• Creación de una comisión que revise los estatutos del club y proponga nuevas alternativas, de ser estas necesarias y convenientes. Esta labor deberá realizarse con la colaboración de algún estudio de abogados amigo que esté dispuesto a apoyarnos por una tarifa moderada y pagable para el club. Esta labor deberá concluir como máximo al finalizar el año 2015. La comisión estará conformada por un miembro de la junta directiva y dos profesionales socios del club que deseen colaborar. Es responsabilidad del miembro de junta que lidere la comisión, mantener debidamente informados a los miembros de junta acerca de las actividades que vienen realizando.
• Contratación de un nuevo gerente general. Esta labor estará a cargo del presidente y deberá realizarse en un plazo no mayor a 30 días calendario.
• Creación de una comisión que realice una revisión inmediata de los contratos de concesión. La comisión estará conformada por un miembro de la junta directiva y dos socios, de preferencia abogados, que desearan participar en dicha comisión. De no contarse con la comisión conformada en un lapso de 15 días, un segundo miembro de la junta participará en la comisión, debiendo entregar a la Junta directiva su reporte y conclusiones en un lapso que no supere de 45 días calendario. Es responsabilidad del miembro de junta que lidere la comisión, mantener debidamente informados a los miembros de junta acerca de las actividades que vienen realizando.
• Contratación de auditoría externa para revisar la gestión contable y financiera , cuentas de la institución. La contratación se realizará de manera directa de una terna que determine el consejo directivo.
• Emisión de una carta a todos los socios del club enviada agradeciendo a los socios por su confianza e informándoles que estamos procediendo a re-carnetizar para mejorar el control de ingreso al club , generar estadística de uso de las áreas que ayuden a establecer la demanda de servicios, conocer cuántos somos , que edad , s**o , hijos y sus edades por lo que les solicitamos enviar vía correo electrónico el escaneado de su DNI vigente ,una fotografía reciente tamaño carnet o de lo contrario dos fotos tamaño carnet y entregarlas personalmente en la administración para la emisión de los carnets respectivos. Las fotografías deberán ser del socio, su conyuge e hijos menores de 18 años. Deberá indicarse también en la carta que no se permitirá el ingreso al club a socios que no cuenten con el carnet respectivo a partir del mes de Agosto del mismo año. El costo de emisión del carnet será de acuerdo al precio de mercado ,por concurso .
Tendrá código de barras y elementos de seguridad .
• Emisión de una carta certificada (enviada por serpost) a todos los socios morosos, invitándolos a regularizar su situación e indicándoles que de no arreglarla en un plazo máximo de 3 meses, serán retirados del club y no se les permitirá el ingreso. Adicionalmente, de desear reactivarse como socios en fecha posterior a la indicada será de aplicación lo dispuesto por el estatuto vigente , en caso que el asociado haya sido excluído por falta grave, en cuyo caso su ingreso le será denegado de manera inmediata.
• El presidente y el vicepresidente junto con el tesorero deberán convocar en reunión a los representantes de los diferentes bancos del sistema para ver que nos pueden ofrecer para reinsertar al club al sistema. Concluídas las reuniones, se comunicará a la directiva los resultados de las reuniones y se tomará la decisión con cual banco iniciaremos los trabajos.
• El presidente y el vicepresidente junto con el tesorero deberán iniciar conversaciones con la SUNAT para reprogramar el pago de deuda y ver su financiamiento al mayor plazo posible conveniente . Concluíidas las reuniones, se comunicará a la directiva los resultados de las reuniones
• Nombrar una comisión para solicitar una reunión con el alcalde de Jesús María para ver la posibilidad de negociar una manera viable de terminar con la deuda que mantiene el club con dicha entidad. Esta comisión estará integrada por un miembro de la junta directiva y por dos socios que tengan vinculaciones con las autoridades ediles y deberán comunicar sus resultados en un plazo no mayor a 60 días calendario.

A partir del cuarto mes, se realizarán las siguientes actividades,
• Iniciar la búsqueda de un programa de administración ad hoc con las necesidades del club. La idea es la de centralizar las actividades de cobranza del club en un módulo central que controle cualquier cobranza que se realice dentro de las instalaciones del club, incluidas las de las concesiones y restaurantes. Pedir apoyo a otros clubes amigos y a personal familiarizado con TDI de clubes afines .
• Nombrar una comisión que revise la situación de las negociaciones con el sindicato de trabajadores y proponga nuevas alternativas. Esta labor no deberá tomar más de tres meses en su elaboración. Conformada por un Directivo y dos asociados abogados laboralistas ò pedir asesoría externa cuyo pago sea por resultados

• Aperturar una cuenta especial Sunat en un banco a la que se dirigirá parte de la recaudación permanente del club (contratos por ejemplo) y que sirvan para pagar la deuda de acuerdo con la negociación que se haya realizado con la entidad supervisora con anterioridad.
• Nombrar una comisión para revisar todas las modalidades con que cuenta el club para alquilar sus instalaciones; uso de canchas, pago de iluminación, realización de eventos y fiestas, entre otras. La comisión estará conformada por un miembro de la junta y dos socios. Esta labor deberá concluir en un plazo máximo de dos meses y presentado a la junta directiva al finalizar el sexto mes de gestión. Elaborar un manual de procedimientos .
• Contratar un equipo de personas para que inicien los trabajos para llevar adelante un inventario real de los activos del Club.
• Nombrar una comisión que inicie un estudio de las actividades deportivas del club. Entre las labores de esta comisión estarán:
Preparar un reporte de situación de las actividades deportivas que se realizan en el club,
Presentar una evaluación del estado en que se encuentran las instalaciones deportivas del club y de las soluciones a los problemas que se detecten. Elaborar estadìstica de ocupación de cada instalación para ser empleada como herramienta de decisión .
Nombrar a subcomisiones que queden encargadas de los diferentes deportes que se practican en el club y planificar su futuro funcionamiento así como proponer un futuro cronograma de actividades para cada deporte, claro está, toda propuesta debe tener el sustento adecuado , de lo contrario no será evaluada por la directiva,
La comisión estará conformada por un miembro de la junta directiva , el director de deportes y dos socios. Las subcomisiones estarán conformadas por un socio coordinador y dos socios ,se reunirán directamente con la comisión ( COMITÉ ) de deportes . Por ningún concepto los miembros de las subcomisiones podrán reunirse con otros miembros de la junta directiva. Se recomienda que estas comisiones sean permanentes pero que sus miembros sean cambiados como máximo cada seis meses ó un año .
• Nombrar las siguientes comisiones que estarán conformadas por socios
del club:
Comisión de apoyo a la revisión de cuentas, la cual se reunirá dos veces al año y revisará las cuentas semestrales y anuales del club.
Comisión del bienestar y asuntos sociales, la que a su vez contará con las siguientes sub comisiones:
o Adulto mayor
o Damas y menores
o Eventos de socios
o Eventos de no socios
o Alquileres de canchas y otros espacios del club
o Mantenimiento de los ambientes sociales del club
Comisión de disciplina, la cual será liderada por un miembro de la directiva y recibirá las quejas de los socios a través de dos socios quienes serán los receptores de las mismas. Cada caso deberá ser evaluado por la comisión para ver si amerita o no ser llevado a junta.
De acuerdo al estatuto y su reglamento que será revisado .
Comisión de restaurantes y kioscos, la cual reportará directamente al gerente general del club el cual a su vez lo hará a la junta.

A partir del sexto mes de gestión, se iniciarán las siguientes actividades.
• Iniciar la búsqueda de una empresa que pueda ayudarnos a encontrar posibilidades viables y rentables de concesión de los extremos del club que financie la totalidad de los gastos fijos del club y de ser posible deje un excedente que pueda utilizarse en la mejora de las instalaciones.
• Dar inicio a los primeros programas de promoción del club para atraer a nuevos socios.
• Revisar la calidad de los servicios gastronómicos (KIOSKOS Y RESTAURANTES) para definir su permanencia o cambio. Los contratos de concesión de restaurantes deberán contemplar la fórmula de pago fijo o variable el que sea mayor. Las junta directiva deberá analizar ambas e incluirlas en la renovación de los contratos (en caso se acepte) o buscar nuevos proveedores.
• Buscar un servicio de desayunos de calidad para el club.
• Establecer horarios a cada concesión y listas de precios aprobadas .

En todos los casos se recomienda que las comisiones sean rotativas y no permanezcan más de seis meses en la misma actividad, que todas las comisiones que se nombren reporten a la directiva en cada sesión de junta. Estos reportes pueden ser tan escuetas como “sin novedad”

Debido a la situación actual del club y a que estamos seguros que el logro de los objetivos aquí planteados demandarán de un gran esfuerzo y se encontrarán situaciones imprevistas y escasez de información veraz , se recomienda que el planeamiento del segundo año de la gestión sea visto a partir de este punto en el cual, de acuerdo con los logros obtenidos se puedan programar las actividades para los próximos 4 años de gestión , sea nuestra o de otra directiva .

Asi será todas nuestras canchas de squash. Ya lo hicimos antes (y)

Esta es la forma de recuperar nuestro club, con GESTION, ORDEN y empleando los recursos que la ley provee.

Juegos SEGUROS, MODERNOS y divertidos. Con auspicio, labor de gestión, se pueden implementar en el CLTE.

Un reglamento de sala de estudios, de eficiencia comprobada, mejora su utilidad.

Sala de estudio con acceso a internet controlado, facilita e incrementa la asistencia a academias.

Los juegos infantiles atraerán a nuestros niños, presente y futuro

Noche de bochas en el Club.

Candidato Adolfo Guevara, el mas conocedor y respecto de la piscina. La renovaremos.

Candidato Gueva en torneo de PTG, apoyo total a la actividad deportiva.

Recuperaremos la piscina como eje de las actividades recreativas