26/08/2026
Księgowa wysłała fakturę do KSeF, ale stawka VAT była błędna. Kto za to odpowiada?
To pytanie może pojawić się w niejednym biurze rachunkowym. 👀
I odpowiedź wcale nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.
🔎 Najważniejsze: kto jest podatnikiem VAT?
Co do zasady odpowiedzialność podatkowa za prawidłowe rozliczenie sprzedaży pozostaje po stronie przedsiębiorcy.
To on jest sprzedawcą i podatnikiem VAT.
To również przedsiębiorca odpowiada za prawidłowe opodatkowanie transakcji oraz za ewentualną korektę błędnie wystawionej faktury.
Samo to, że księgowa sprawdziła fakturę albo wysłała ją do KSeF, nie oznacza, że przejęła status podatnika.
⚠️ A co z fakturą wysłaną do KSeF?
Tutaj ważna jest jedna rzecz.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Jeżeli więc po wysłaniu dokumentu okaże się, że zastosowano błędną stawkę VAT, nie mamy już do czynienia wyłącznie z „projektem faktury”.
Błąd może wymagać wystawienia faktury korygującej.
💼 Czy biuro rachunkowe jest całkowicie bez odpowiedzialności?
Nie zawsze.
Trzeba rozdzielić odpowiedzialność podatkową od odpowiedzialności cywilnej wobec klienta.
Jeżeli księgowa miała jedynie sprawdzić:
➡️ kompletność danych,
➡️ NIP,
➡️ kwoty netto i brutto,
➡️ poprawność rachunkową,
a stawkę VAT wskazał sam klient, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy biuro zobowiązało się do merytorycznej kontroli prawidłowości stawek VAT.
Jeżeli biuro podjęło się takiej weryfikacji i nie dochowało wymaganej profesjonalnej staranności, klient może mieć podstawę do dochodzenia od niego odszkodowania.
📌 Co warto zrobić w praktyce?
Biura rachunkowe powinny bardzo precyzyjnie określić w umowie z klientem:
jaki zakres kontroli faktur obejmuje ich usługa.
Czy jest to wyłącznie kontrola formalna i rachunkowa?
Czy również ocena stawki VAT i kwalifikacji podatkowej transakcji?
To rozróżnienie może mieć ogromne znaczenie, gdy pojawi się błąd.
Zatem:
👉 odpowiedzialność podatkowa za sprzedaż co do zasady pozostaje po stronie przedsiębiorcy,
👉 biuro rachunkowe nie staje się podatnikiem VAT przez samo sprawdzenie lub wysłanie faktury do KSeF,
👉 ale biuro może ponosić odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli zobowiązało się do merytorycznej weryfikacji i wykonało ją nienależycie.
Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe, sprawdź swoje umowy i zakres odpowiedzialności przy obsłudze KSeF.
A jeśli jesteś przedsiębiorcą — upewnij się, czy wiesz, za co dokładnie odpowiada Twoje biuro rachunkowe.
💬 Czy w Twojej umowie z biurem rachunkowym zakres weryfikacji faktur jest jasno określony?
